Sat 17/12/2022 | 10:04 GMT+7

1. Vai trò quầy lễ tân văn phòng 

Quầy lễ tân tạo ấn tượng tốt cho khách hàng

Hầu hết các khách hàng, đối tác đến các công ty, doanh nghiệp đều chú ý đến quầy lễ tân đầu tiên. Đây chính là không gian đầu tiên mà khách hàng chú ý nếu đi từ bên ngoài vào, chính vì vậy các đơn vị cần chú ý đến việc lựa chọn và trang trí quầy lễ tân văn phòng. Quầy lễ tân đẹp, thiết kế bắt mắt, màu sắc hài hòa, kiểu dáng hiện đại, chất liệu tốt sẽ tạo được ấn tượng tốt đầu tiên với khách hàng cũng như nhân sự trong doanh nghiệp. 

Từ đó làm tăng thiện cảm đối với khách hàng, đối tác tăng hiệu quả xây dựng thương hiệu và hình ảnh cho doanh nghiệp. Khu vực quầy lễ tân hiện đại, gọn gàng, bố trí khoa học tạo cái nhìn tốt, thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Điều này cũng giúp khách hàng, nhân sự, cộng tác viên, hay các ứng viên muốn làm việc và hợp tác với doanh nghiệp có thêm niềm tin. 

Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Quầy lễ tân bắt mắt thể hiện tính chuyên nghiệp và hình ảnh của doanh nghiệp. Đây là nơi tiếp nhận các văn kiện, đơn từ, đặt lịch hẹn, khởi đầu của các cuộc gặp gỡ, các dự án hợp tác. Các công ty, doanh nghiệp, có quầy lễ tân sẽ thường được đánh giá chuyên nghiệp hơn nhiều so với các đơn vị khác. Thiết kế, màu sắc, kiểu dáng quầy lễ tân phản ánh đẳng cấp và hình ảnh của doanh nghiệp. 

Xây dựng và quảng bá thương hiệu và hình ảnh của doanh nghiệp

Thông thường các công ty, doanh nghiệp sẽ lựa chọn quầy lễ tân với màu sắc, kiểu dáng, thiết kế, logo tương đồng với thương hiệu của đơn vị mình. Đây chính là cách giúp các doanh nghiệp xây dựng và quảng bá thương hiệu, hình ảnh của mình đến khách hàng, nhân sự. Mỗi khách hàng, ứng viên đến doanh nghiệp đều sẽ bị thu hút bởi quầy lễ tân và ghi nhớ tên thương hiệu của doanh nghiệp. 

Quầy lễ tân cải thiện mối quan hệ trong kinh doanh

Khu vực quầy lễ tân tại các công ty, doanh nghiệp được xem là cầu nối kết nối các thông tin từ bên ngoài với doanh nghiệp. Từ khách hàng, đối tác đến các ứng viên tiềm năng đều kết nối với đơn vị tại quầy lễ tân bằng cách trực tiếp hoặc liên hệ qua điện thoại. Quầy lễ tân có ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ giữa khách hàng, đối tác với doanh nghiệp, tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu dài về sau. 

2. Một số lưu ý khi lựa chọn quầy lễ tân văn phòng

Quầy lễ tân văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các công ty, doanh nghiệp. Chính vì vậy các đơn vị cần hết sức lưu ý trong việc lựa chọn quầy lễ tân nhằm tăng hiệu quả thẩm mỹ cũng như chất lượng. Trong đó các doanh nghiệp có thể chú ý đến một số vấn đề sau đây: 

Về kiểu dáng

Tùy thuộc vào diện tích không gian khu vực quầy lễ tân mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn kích thước và kiểu dáng quầy lễ tân phù hợp. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều kiểu dáng quầy lễ tân với kích thước đa dạng để khách hàng lựa chọn như: Quầy lễ tân hình chữ L, quầy lễ tân hình chữ nhật, quầy lễ tân hình chữ U, quầy lễ tân hình vòng cung, quầy lễ tân hình vuông, quầy hình Oval,…

Về màu sắc

Màu sắc quầy lễ tân đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định tính thẩm mỹ cho không gian. Các đơn vị nên lựa chọn màu sắc quầy lễ tân phù hợp với màu sắc tổng thể của không gian. Quầy lễ tân nên có màu sắc nổi bật như đen, nâu nhằm tăng tính tương phản và tạo điểm nhấn thu hút người nhìn. Hoặc bạn có thể lựa chọn quầy lễ tân có màu sắc trầm như kem, nâu nhạt, xám,… nhằm tạo tính sang trọng, tinh tế, nhã nhặn của doanh nghiệp. 

Về chất liệu

Chất liệu là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng, tính năng và độ bền của sản phẩm. Một quầy lễ tân chất lượng phải đảm bảo các yếu tố về chất lượng, độ chắc chắn, độ bền và tính thẩm mỹ của sản phẩm. Chất liệu quầy lễ tân được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là gỗ tự nhiên và gỗ công nghiệp. Tuy nhiên chất liệu gỗ tự nhiên lại khá khan hiếm, giá thành cao nên quầy gỗ công nghiệp được ưa chuộng hơn. 

Quầy lễ tân gỗ công nghiệp mang đến nhiều ưu điểm như mức giá thành phải chăng, chất lượng tốt, tính thẩm mỹ cao, độ bền lên đến trên 10 năm. Không những thế gỗ công nghiệp còn dễ dàng lắp đặt, chống mối mọt tối ưu, trọng lượng nhẹ, màu sắc đa dạng phù hợp với nhiều không gian. Chất liệu gỗ công nghiệp đa dạng như MFC, MDF, gỗ phủ Melamine, Laminate, Veneer, sơn PU,… mang đến nhiều sự lựa chọn cho các đơn vị. 

Kích thước quầy lễ tân văn phòng đẹp

Các sản phẩm quầy lễ tân văn phòng thường được sản xuất theo kích thước tiêu chuẩn là: Chiều cao 1100mm, chiều rộng và chiều sâu của quầy được thay đổi linh hoạt. Kích thước của quầy lễ tân cần đáp ứng một số tiêu chí sau đây: 

Phù hợp với vóc dáng nhân viên: Khi chọn quầy lễ tân hoặc nhân viên lễ tân các đơn vị cần cân nhắc kích thước tương đồng. Quầy lễ tân quá lớn, trong khi nhân viên thấp nhỏ sẽ tạo cảm giác mất cân xứng, nhân viên lọt thỏm trong quầy. Ngược lại quầy quá thấp hoặc quá cao so với nhân viên cũng khiến tính thẩm mỹ bị ảnh hưởng.

Phù hợp với nội thất xung quanh: Thông thường quầy lễ tân sẽ được đặt tại sảnh công ty. Khi chọn kích thước quầy đơn vị cần cân nhắc sao cho quầy lễ tân phù hợp với các món đồ nội thất khách trong không gian. Cụ thể cần chọn quầy phù hợp với bàn trà, ghế phòng chờ, sofa sảnh,… Việc lựa chọn nội thất hài hòa giúp tăng tính thẩm mỹ, tạo ấn tượng tốt cho người nhìn. 

Kích thước phù hợp với nhu cầu sử dụng: Khi chọn quầy lễ tân doanh nghiệp cần ước chừng số lượng khách đến giao dịch tại quầy mỗi ngày. Với các đơn vị có số lượng khách giao dịch tại quầy đông nên lựa chọn kích thước quầy lớn hoặc bố trí 2 quầy cỡ vừa. Với các đơn vị có số lượng khách giao dịch thấp nên lựa chọn quầy lễ tân có kích thước vừa và nhỏ, tránh lãng phí. 

Phù hợp với không gian

Khi lựa chọn quầy lễ tân văn phòng đẹp cần quan tâm đến yếu tố hài hòa với tổng thể không gian. Màu sắc, kiểu dáng, kích thước, chất liệu quầy lễ tân cần phù hợp với tổng thể không gian sảnh cũng như các nội thất tại sảnh. Đơn vị cần thống nhất concept trang trí quầy lễ tân sao cho phù hợp về phong cách, kiến trúc, màu sắc. Phong cách thiết kế của quầy lễ tân cần phù hợp với nội thất không gian tiền sảnh chung và phong cách thiết kế văn phòng.